二、管理心理学在档案管理中的具体运用

管理心理学(Managerial Psychology) 是把心理学的知识应用于分析、说明、指导管理活动中的个体和群体行为的工业心理学分支, 是研究管理过程中人们的心理现象、心理过程及其发展规律的科学。

管理心理学以组织中的人作为特定的研究对象, 重点在于对共同经营管理目标的人的系统的研究, 以提高效率, 在一定的成本控制条件下, 最大限度地调动人们的积极性和创造性。当今的管理心理学都是以人本思想为前提的, 它有助于调动人的积极性、改善组织结构和领导绩效, 提高工作生活质量, 建立健康文明的人际关系, 达到提高管理水平和发展生产的目的。管理心理学在档案管理中的具体运用, 体现在以下几个方面。

(一) 满足合理需要

需要是产生行为的动力源, 满足档案工作人员的合理要求是调动档案工作人员的积极性的根本途径。档案工作管理部门应对档案工作人员的需求有一定的了解。档案工作人员不仅有物质需求, 还有精神方面的需求。人都想成为社会群体中的一员,希望自己能够得到照顾和关心, 这是人的社会性需求, 人还有包括荣誉、地位、受人注意和人格尊严等内在的自尊需求, 人都有想充分展示自己才能的欲望, 这就是自我实现的需求。例如, 提高工作地位, 实行工作效绩奖励制, 不断提高经济收入, 建立新的评价体系, 调整竞争机制, 激发他们的工作热情, 经常开展档案管理人员的技能竞赛, 激发竞争意识等, 能使他们的郁闷和疑惑得到及时的排解。

(二) 激励管理

激励主要是指激发人的动机, 使人有一股内在的动力朝着所期望的目标前进的心理活动过程。激励也可以说是调动积极性的过程。通过激励可以使档案工作人员充分地发挥其技术和才能, 变消极为积极, 从而保持工作的有效性和高效率。激励的方式主要有两种: 一是外在激励, 包括福利、晋升、表扬、嘉奖、认可等; 二是内在的激励, 包括学习新知识和新技能、责任感、光荣感、胜任感、成就感等; 外在的激励虽然能显著提高效果, 但不易持久, 处理不好有时会降低工作情绪; 而内在的激励, 虽然激励过程需时较长但一经激励, 不仅可提高效率, 且能持久。

(三) 个性差异管理

由于个人经历、智力、体力、成长的环境、工作性质、价值观的不同, 从而形成相互间的差异。这种差异不仅表现在经验和能力上, 而且表现在某种情绪因素上, 如态度、信念、气质、理想等。对组织讲, 个性差异有利有弊。一方面, 个人之间的差异, 反映了各人的特长和优点, 正是创新、解决问题和组织获得成就的动力; 另一方面, 这种差异又反映了各人的缺点和不足, 是分歧、矛盾、冲突的起因, 影响组织成就, 造成办事效率低下, 这就要求档案工作的管理者, 应该了解档案人员的差异, 并实行不同的管理办法。第一, 扬长避短。对个人知识和技能方面的差异, 可以采用一些补救方法。首先对档案工作人员进行培训, 并辅以适当的奖惩措施, 以增强培训效果; 其次是保持个人的心理均衡, 使个人对自己与环境都有一个比较清楚的了解, 以求得个人的成长, 促进态度与行为的改善, 增强对环境的适应性。第二, 合理分工。兼顾组织需要与个人专长, 使每个人都充分发挥自己的才能, 创造工作成绩。第三, 对由于个人差异而产生的矛盾和冲突, 通常采用或分而治之, 或压制、或疏导, 在不同的情况下, 可以采用不同的策略,但最基本的也是最有效的方法是疏导。