2013年秘书从业心得技巧:秘书书写议事会议

2013-02-27 09:58:05 来源:互联网 字体放大:  

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此方式可说是现代企业中使用最多的,其适用范围极广。从讨论问题到形成相应的决议,都可穿插使用此方法。研究发现,此方式确能使与会者多参与讨论,又能很快达成共识。以下是进行此方式的六大步骤:

与会者以书面方式答复主席的问题,如:“你认为公司内部难以成立意见处理部门的原因何在?”

主席在白板上列出每个人的意见,并令与会者轮流念出

主席和与会者逐一讨论所列出的观点。目的是理清意旨不明的意见(而非决定孰好孰坏),有重复的意见也在此时整合出来

令与会者写下或排列数个认可的意见(在此之前,不要先讨论排序标准)。与会者再针对共同认可的意见进行举手或电子仪器表决。研究发现,表决意见应在5个~9个之内,超过9个以上的表决项目,通常会降低决议质量

再讨论表决结果。如表决结果的差异性太大,则检查是否因资料不足或错误所致

再以排序方式做最后表决

优点:此方式有三项好处:能找出问题所在;有清楚的决议评估标准;能排出各应对方案的优劣顺序,使得较害羞的与会者有机会发表意见。

缺点:若为解决简单问题,此方式则太花时间。为求准确,一定时间内也只能讨论一个主题,对于时间紧迫的会议并不适宜。

建议:此方式不适于解决过于复杂的问题,但也要看大会主席能否引导问题走向、控制会议进度。

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