秘书资格考试必备技能常识辅导:秘书人员的自我管理

2013-04-02 17:03:28 来源:互联网 字体放大:  

【摘要】:2013年秘书资格全国统一考试时间为5月18日、11月16日,为帮助考生在有限的时间内取得更多的收获,精品学习网频道小编整理了“秘书资格考试必备技能常识辅导:秘书人员的自我管理”,希望对您通过考试有所帮助。

秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。

1、工作管理

秘书人员的工作有受支配、受制约的部分,也有自己支配的部分,这两者需要秘书善于管理。

首先要有明确的工作计划,包括工作目标、内容、分工或合作情况、工作步骤、方式方法、完成时间、标准要求等等,都要了然在胸。

其次是要区分轻重缓急,决定工作次序,有条理地进行。一般来说,受制约的工作置于前,自己支配的工作置于后;重大工作用整段时间,集中精力去做,日常事务工作利用空余时间,分散去做。

但无论做什么工作都要高标准、严要求。

2、行为管理

通常对行为的理解,既包括行为方式,也含有言语、举止、态度等因素。秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工作对象、不同的工作环境的来采取适当的行为方式。秘书做事要干净利落,动作准确到位。秘书在任何场合、任何工作时间都应使自己的行为合乎礼仪的要求,做到穿着得体、谈吐文雅、举止落落大方。一般而言,秘书的言谈、举止、行为动作不宜呆板、迟缓,也不宜激烈、张扬。应保持一种冷静、谦逊、随和的形象。秘书尤其不能有意无意地卖弄才学,眩人耳目,而应该谦虚谨慎,言词简要、清晰,语气温和、明朗。秘书还应做到在任何场合都不背后议论上司的长短,不谈论或泄露别人的隐私。

3、时间管理

秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。要善于利用大段或整段时间去处理复杂并具有连续性的工作;善于利用小段、零星时间去从事简单或可间断的工作。秘书还应有效控制某些工作时间的弹性幅度,不要因无谓地敷衍而浪费工作时间。秘书还应养成定期记录自己在一定时间内的工作时间使用情况,总结经验教训,结合工作成果作必要的调整,以提高工作效率。

4、办公环境管理

秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些不仅关系到秘书和其他工作人员的工作情绪和工作效率,更涉及到秘书所在机关、企事业单位的形象。因此,秘书应养成每天提早15分钟到办公室打扫、整理环境,迟几分钟下班清理办公桌的良好习惯。办公室和接待室应保持窗明几净,办公桌应整洁美观,文具、文件、电话机、电脑、打字机、复印机等办公用品应分门别类,安放整齐而又随手可及。秘书还要经常清理自己的办公桌抽屉、文件夹、资料柜等,既可清理废纸废物,又可及时发现遗忘的信函、文件,抓紧处理,避免积压。这对提高秘书工作实际效率,树立良好组织形象大有好处。

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