2.打电话的基本步骤。
(1)提高效率。最好把一天之中需要拨打的电话集中在一起，选择适当的时段拨出。
(2)适时拨出。非紧急电话，一般不要选择上班后半小时、下班前半小时及午餐时间打出。
(3)写下要点。内容比较复杂的电话，应该先把要点记在纸上，以免通话时遗漏。
(4)控制时间。尽量把一次通话时间控制在3分钟之内。如果由于内容较多，预计将超出3分钟，则应该先与对方商量：“可能会占用您比较长的时间，您现在方便吗?”
(5)自报家门。电话接通以后，应该马上清晰地报上自己的姓名和单位，即使是熟人也要如此。不要让对方猜测来电话者到底是谁。
(6)以问候开始，以感谢结束。因为占用了对方的时间，所以要在通话结束前向对方表示感谢：“占用了您的宝贵时间，对不起!非常感谢您对我们的理解和支持!”“谢谢您支持我们的工作!”
(7)对录音电话的应对方法：要向对其本人一样，以问候始，以感谢终。简要说明事情，留下自己的姓名和电话号码。
四、迎送来访者
(一)相关知识
1.做好准备工作
公司的前台、会客室、办公室是公司的窗口，必须给来访的客人以好感。经常来往的客人，对公司的良好印象是从一次次的业务交往中得到的。但初次来访的客人，对公司的第一印象是从他首先看到的人、物上得到的。因此前台秘书要坚持每天做好准备工作。准备工作有两个方面：
(1)心理准备
①“诚恳”的心情。
②合作精神。
(2)物质准备
物质准备包括环境准备和办公用品准备。
①环境准备。
②办公用品准备。
2.迎接来访者的礼节
秘书需要懂得一些迎接客人的最基本的见面礼节：
(1)自我介绍
在缺少介绍人的时候，及时自我介绍是非常必要的。介绍的内容依场合而定，公务场合除介绍自己的姓名以外，还需要介绍自己的职务：“你好!我是美达公司销售部的业务员，我叫李理。”
(2)为他人作介绍
首先确定被介绍的双方哪一方更应该被尊敬。对于更被尊敬的人，介绍入就要让他先了解对方的情况，即先把对方介绍给他。一般说来，应该先把职位低者、年轻人、男士、来访者介绍给职位高者、年长者、女士、主人。在工作中，不以性别决定介绍的次序，而是以职位的高低、资历的深浅来决定的。介绍的方式是这样的：
介绍人先注视并称呼更被尊重的一方，伸出右手，手指自然并拢并抬至齐胸高指向被介绍者，“张总经理，这位是长风公司技术部的王同经理;王经理，这位就是我们公司张明明总经理。”
在社交场合，国际通行的是“女士优先”的原则，需要先把男士介绍给女士：
“于梅，这位是我的大学同学程远非。远非，这是我的同事于梅。”
被介绍者的正确做法是：如果原本是坐着的，此时应该站起来，走上前去，在距离对方一臂左右的地方站好，注视对方，面带微笑，待介绍以后，握手或点头致意，并互致问候。