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浅谈无纸化办公给档案管理带来的新挑战

2013-01-18

电子文件归档保存后,应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护,防止非法拷贝打开。通过这些软件技术,使电子文件的法律效益得到保护。

对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后,通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章,保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

(三)电子文件档案利用的新挑战。电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分,档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度,查阅权限能够分配、控制,对开放的电子文件自动记录利用效果统计;档案利用人员能够申请查阅,提交的查阅申请能够实现流程化,并实现多级审批,档案管理人员能够审批的可以直接审核,需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批;审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记,利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能,必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读,不能由其它软件打开阅读,避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制,授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。

档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法,使档案资源得到充分利用。

(四)电子文件保管的新挑战。电子文件整理归档后,能够借阅和利用,但由于电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化,这给档案管理部门带来新的管理规范。

由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性,电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中,为保证电子文件的安全性,避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失,最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份,并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份,而且还需要对备份的数据进行刻录保存,有条件的还可以进行异地备份,保证档案数据和电子文件的绝对安全。

电子文件需要依靠计算机、数据库的支持,同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定,电子文件才能得以正常利用。

三、结束语

面对网络化“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战,档案管理部门领导要从思想上高度重视,行动上积极支持,经费上大力投资。档案管理者要恪尽职守,精通档案管理和“无纸化办公”业务,为机关办公自动化积极工作,不懈努力。我们相信随着电子信息技术的飞速发展,“无纸化办公”将为档案管理工作带来重大变革,同时也为档案资源的自动化管理注入新的活力和生机。

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