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浅议档案展览交流应注意的问题

随着档案部门不断挖掘自身的社会教育功能,全国各地、各级档案部门不断推出各种类型的档案展览。在举办展览的过程中,档案部门的视野不断拓宽,已有不少档案局(馆)把自己的展览办到了本区域外甚至境外,社会反响强烈,收到了非常好的效果。这种跨区域的档案展览交流,能够使展览的作用得到更大范围的发挥。

一、档案展览交流的目的

档案展览交流是指为扩大档案和档案工作的社会影响,各级档案馆将举办的档案展览进行跨地区展出,包括境内、境外的展出。

举办档案展览是档案部门经过精心策划、投入经费、组织实施等一系列过程得以实现的。有些展览涉及的内容不仅覆盖本地区,更涉及到外埠地区,甚至在外埠更能引起轰动效应。

二、档案展览交流的目的地选择

1、文化趋同性选择。主要考虑同种文化背景,即使在异地也能引起广泛共鸣。如关于人物的专题展,不仅可以在本地区举办,还可以在展览涉及人物生活经历的地区举办。2006年8月18日至10月6日,北京市平谷区档案馆的“世纪阅报馆”赴厦门华侨博物院进行展出。华侨博物院是陈嘉庚先生创办的,平谷区档案馆的李润波同志还从老报刊中特选出关于陈嘉庚1940年访问延安的报道、陈嘉庚所著回忆录、陈嘉庚先生参加第一届政协会议时与毛泽东、周恩来合影图片以及南阳革命、华侨在国外的珍贵史料等20余件复制件捐献给了该馆。此展览在当地反响极为强烈,厦门晚报社、电视台、网站自8月8日起一直到展出结束,大篇幅报道了此次展览的活动盛况。

2、文化差异性选择。主要考虑将本地区的历史文化介绍展示给不同文化背景下的观众。国内不同省市自治区之间举办档案展览,进行交流,介绍不同的特色文化。如西藏自治区档案局和上海市档案局在2002年5月共同举办了“走近西藏——来自档案馆的精品”展览,详尽地介绍并展示了从西藏自治区档案馆保存的自唐朝至今弥足珍贵的档案精品。还有很多档案馆将展览办到了美国和欧洲等国家和地区,如北京市档案局(馆)就在俄罗斯、美国等国家举办过展览。

3、文化普及性选择。档案中蕴含的各种文化知识是开展各层次各类型教育的素材之一,档案展览可以作为普及文化的手段,而展览交流可以使普及效果最大化。如上文提到的“世纪阅报馆”在厦门的展览,展出了馆藏珍品原件460件,复制件460件。其中一些展品是第一次向世人展示,如《宫门钞》、《辕门钞》、《阁钞》、《中西见闻录》、《启蒙画报》等。此次展出期间,李润波同志还为社会公众举办讲座两场,为厦门大学讲学一次。

三、档案展览交流的程序

1、项目立项

在国内外举办展览,要对展览对象、目的、效果有初步调研分析,经领导同意确定外埠展览目标。

2、展览的项目申报与审批

举办境内档案展览的申报、审批相对简单,在将其纳入本单位整体工作计划的基础上,取得领导批准后,可通过对方邀请并出资、双方合作出资或自己负担全部费用等形式举办展览。

举办境外档案展览,手续相对严格一些。档案部门要按照时间规定在上一年底或者本年初,向有外事审批权限的外事部门申报出访计划,包括时间、地点、目的地国家等项目,并向财政部门申请组团外汇额度,以及申请展览需要的其他外汇额度。在组团计划批准后,就能否在境外举办展览相关事宜向有审批权限的文化部门提出申请报告,包括合作各方的背景资料、资信证明、邀请信,展览协议书草案,展品目录和经核准的展品估价,展览承办单位基本情况、展览基本内容以及展览小样等。得到批准后,进行展览的下一步事宜。

3、档案展览展品的包装与运输