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基于网络的开放档案目录探究

基于网络的档案开放目录是指档案网站提供的以馆藏为检索内容，以档案信息为处理对象并以计算机网络作为传输载体、以原文信息或著录项信息作为检索结果的网络信息检索系统。这是档案利用工作从手工检索过渡到计算机检索的重要表现形式。利用者通过网络对档案馆数据库的档案信息实现远程检索，从而达到在线利用档案的目的。档案开放目录比较全面反映档案馆馆藏信息，“不仅可以使用户进行远距离检索，降低检索成本，提高检索效率，而且可以及时反映档案信息的变化情况，不存在时间上的延迟”。

一、我国档案开放目录的发展现状

目前，我国大部分档案网站都推出了档案开放目录，有些还停留在原始的目录浏览阶段，为纸质版本的数字化，但多数已建立起具有查询功能的检索系统。国家级档案馆的在线数据库尚未建立，从省、市、区(县)三级档案馆网站的档案开放目录来看，各地建设水平参差不齐，部分系统有一定亮点，但整体质量不高。

(一)国内开放目录典型调查

本文以北京、上海、辽宁、沈阳、绍兴和青岛等地的档案开放目录为典型案例，进行了调查统计，见表1。

(二)典型案例分析

除以上几个网站外，对比全国多个开放目录的内容及功能可知：

 

 

1、档案种类

文书档案是档案开放检索的主体，但提供全文使用的网站很少，部分网站对这些文书进行扫描，以图片格式保存后提供线上利用，如北京市档案馆的全文阅览系统。其次，照片、录像开始加入到系统中，有些照片提供免费查看并可下载，视频的可链接率较低，但可看出档案馆开始重视对多媒体信息的提供。

2、数据内容

目前几乎所有的档案馆都提供革命历史档案、民国档案及建国后档案，政务色彩较浓，对特色档案的开发不够。北京与沈阳的劳模档案、沈阳与上海的工商档案、北京的诉讼档案、大连的调配书、湖北的辛亥革命档案以及福建省档案馆包括体育、地政、海关、禁毒、闽台关系、名老中医等多达59个专题档案材料的提供给各级档案馆开了个好头，但就全国范围来讲，专题档案检索依然任重而道远。

3、著录层次

很多系统都在档案题名上建立了二次链接，但著录项大多数为责任者、形成时间、发文单位、文件编号、档号等几项，缺乏其他描述。然而也有比较出色的，如上海档案馆网上检索服务系统。对每个文件，系统都提供了详细的文件著录项目，并可链接查看所属全宗、类别、案卷的详细信息。

4、检索功能

档案检索大体可分为案卷级和文件级两种，案卷级在数量上比文件级占优。系统的设置通常将这两个类别分开，利用者需要在不同的数据库进行检索。上海的查询系统给这些数据库提供了统一的检索入口，利用者可以选择案卷级、文件级或者对所有档案进行查询，不受档案著录层次的限制。另外值得一提的是，上海开放目录采用文件夹内层层浏览的形式，使利用者在直观感受档案组织层级的同时，随时在每一层级内查询所需档案，既增强了灵活性，又可提高目标针对性。

5、检索效率

虽然几乎每个系统都提供了关键词检索，但目前所谓的“关键词检索”实质上只是对文件标题进行检索，且加上著录质量总体不高，特别是很多照片档案都没有详细描述，在这种情况下，检全率低成为各系统普遍存在的问题。

6、提供方法

由于库藏量小，特别是数字化信息在系统中所占的比例还很小，很多开放目录都无法提供高吸引力的档案资源。绍兴市档案信息网通过开放目录与网站栏目“视频点播”的对接，实现“绍兴新闻视频库”库藏的在线观看，与辽宁的“声像档案”出自同一原理，这种站点资源与目录系统的整合值得注意。

7、资费标准