4.为满足档案数字化条件，再次将签名后的纸质档案以扫描存储成PDF文件。这种用传统签名的方式已无法适应当前普及自动化办公系统和工程项目信息化管理的需要，使工程文档管理过程复杂化，降低了信息管理系统自动化程度和工作效率。

5.影响了工程档案的内在质量。监理、项目经理和工程技术人员每天要完成大量的工程文档签认工作，面对成堆的工程文档，需要逐页签署，把大量的时间用于签字，容易造成为尽快完成文件签署而忽略对文件内容的审阅，影响了工程文档的质量。

6.真正具有“原始记录性”的数亿业务系统电子文件丢弃，没有存档。

档案的基本属性是“原始记录性”，由各业务信息管理系统打印出来形成的纸质文件，与《档案法》中档案的定义是相悖。一是，从理论来看，由业务系统打印出来形成的纸质文件，不是直接形成的历史记录;纸质文件部分因事后重签名，从时间上看，不符合档案的定义“直接形成的历史记录”。二是，使用电子签名，施工记录经相关责任人在计算机上审核签名后应生效;实际上，工程质量监督系统、自动办公(OA)系统、计量支付系统等信息管理系统产生的大量电子文件，由于采用输入签字形式不具法律效力，只能作资料查阅方式保存，失去了其应有的意义。

1.3 传统文笔签名带来弊端

在实行项目档案信息化，原始实施记录是纸质形成，记录上并没有显示出实际填写内容的时间，这种情况下给施工记录的形成带来滞后、造假、篡改的机会。

2 施工、监理单位档案的形成难以同步的原因

项目参建单位普遍存在“重建设、轻档案”现象。如监理单位很少将公路工程项目档案管理工作列入议事日程，在工程施工过程中没有落实管理制度、缺乏相应的控制措施，难以做到贯穿始终的档案管理服务工作。造成在项目建设过程中工程档案材料没有及时归档，陷入“建设—积压—丢失—补做”怪圈。尤其是进入项目建设后期，文件材料脏、乱、残、缺的局面凸显，甚至文件材料的丢失，监理工程师这时才匆忙整理内业材料，影响了工程建设过程中文件材料的有机整理工作，其后果是监理项目文件材料收集和整理工作不能与项目建设进度同步进行。

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