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秘书从业心得分享:老板选择秘书的标准

2013-03-01 15:42:57 来源:互联网 字体放大:  

【编者按】精品学习网考试频道小编为大家收集并整理了“秘书从业心得分享:老板选择秘书的标准”,供大家参考,希望对大家有所帮助。下面请看正文:

罗卜白菜,各有所有,老板们选择秘书的标准似乎都有自己的偏爱,有的喜欢长相漂亮,有的喜欢性格开朗,有的喜欢勤快踏实……然而,万变不离其宗,作为助手,老板们选择秘书还是离不了这“三心”,即看起来舒心、带在身边放心和用起来省心。

a.看起来舒心

首先,作为一个秘书,你必须让老板看着舒服,当然包括这就要求秘书有姣好的身材、脸蛋和肤色。这个看着“舒服”并不一定是特别漂亮,但它还要求你的衣着打扮和言谈举止都非常得体,有相当的气质。

作为秘书,你要给老板一个良好的第一印象,除了容貌之外,包括你说话的重音、音调和口齿是否清楚等在内,都有可能影响他对你的第一印象。尽管一个秘书的价值和她的外表没有直接关系,但遗憾的是,即使你的内在品质非常优秀,你给老板的第一印象仍是由你的外貌决定的。老板决定是否选择你做秘书,往往又取决于你给他的第一印象。当然,如果你只给老板留下好感,还不足以让他放心把工作交给你。

b.带在身边放心

光看着舒服,老板还不会真正信任你;他还要继续考察你是否诚实与忠诚。你只有让老板信得过你,你才能算是真正的“秘书”,否则,尽管你可能被称为“秘书”,实际上也就是一个普通的文员。

为什么秘书一定要让老板感到放心呢?因为秘书经常要直接或间接地接触一些公司重大决策的信息,甚至有可能参予对这些信息的处理,因此,你必须让老板对你放心。作为秘书职业的第一条准则就是保守秘密。有些年轻的秘书泄密,并不是她们有意这么做,很多时候是由于她们的疏忽造成的,如被人盗走机密,或对方通过对自己的行为进行推测得到机密。因此,秘书要小心慎言。另外,一些人由于失恋等原因造成精神上不很稳定,感情上有点什么波折都会挂在脸上,这样的人也很难让老板放心让她作自己的秘书。

c.用起来省心

只有当老板对秘书感到放心之后,他才会根据你的能力来安排你的工作,而秘书也只有通过充分发挥自己的能力,才能让老板对自己的工作满意,成为老板名副其实的助手。那么,要具备什么条件才能让老板用起来省心呢?

第一条就是经验丰富。一个有能力的秘书,无论遇到什么、在什么时候和该怎么处理,都能从公司的全局出发考虑问题。如果秘书不能正确地理解老板的意图,就抓不住工作的重点;如果不知道自己工作的重点,自然就不知道在一大堆工作中,哪些工作应该优先安排,所以很多秘书经常费力不讨好,甚至给老板帮倒忙,错过时机;这种秘书自然谈不上是有组织工作能力的秘书。可以说,只有具备了一定组织力的秘书,才有可能被老板当作有能力的秘书。

一个有经验的秘书,她在工作中会有这么些特征:先决定工作的优先顺序,然后再着手开始工作;做好必要的准备工作后再开始工作;恰到好处地整理好办公环境,以减少疲劳;文件存放从不将就,按规定存放一步到位,这样要找文件时非常方便;在不是特别强调优先顺序的情况下,工作从难到易;对于那些特别耗时间的工作,在处理过程中向老板反映,听取老板的指示。

第二条就是心身健康。老板对秘书的要求首先是头脑敏捷,所以说秘书工作既是体力工作也是脑力工作,因此,身心健康是从事秘书工作的先决条件。生活有规律,保持适度的运动与休息,注意饮食的平衡;只有保持身体健康,才能够在工作中保持相当的耐力和爆发力,出色地完成自己的工作,这是作为秘书最基本的条件。

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