准备会议资料、会议用品
(一)会议资料的类型和准备
1.会议资料的类型
(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。
(2)会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。
(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。
2.会议资料的准备
(1)来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。
(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。
(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。
(二)会议用品的类型和准备
1.会议用品的类型
(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。
1)会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备，以及必要的安全设施等。
2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。
(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需的用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会议经常需要的特殊用品和设备有张贴画、花卉、充气模型、巨型屏幕、展台展板、签字用具等。
2.会议用品的准备
(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。
(2)检查好灯光、扩音设备。
(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，要准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。
(4)如有陌生人或外来人参加会议，要摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。
(5)在每人座位前摆放纸笔。
(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
(7)如果有选举、表决的议程，需要准备好投票箱、计数设备;如果有表彰的议程，还需准备好奖励用品。
(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。
(9)如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。