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职业资格

2012年秘书资格考试:秘书实务考点(4)

2012-06-01 17:25:49 字体放大:  

编者按:2012年秘书资格考试:秘书实务考点(4)
会议筹备

1作用:了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现

2特点:全面性和具体性 计划性 明确性

3原则:严格时间 事项明确 会议必要

4内容:会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限

会议应急方案的内容

1.会议中可能出现的意外事件:人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题

与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题 2.明确意外事件出现时工作人员的责任

3.处理会议中意外事件的方法:同上

组织电话会议的方法

发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录

组织视频会议的方法

视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用

远程会议筹备方案特点

(1)远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

(2)远程会议筹备方案拟定时,应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务,并提前一周与电信会议服务公司预约,明确提出自己的要求,并提前将下列内容告诉电信服务公司:会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

(3)会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者,以便他们有时间准备会议讨论。

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