简谈OA系统的应用实施

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所谓OA，即办公自动化(Office Automation)，是办公工作处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。然而很多企事业单位的OA系统开发建设完成后，没有有效的措施保障系统的推行，引发使用者的抵触，或者只重视系统软硬件建设，忽视信息化本身对于信息数据的需求，忽视了信息的收集、整理与利用，对数据、文档等资料的数字化转化没有引起足够的重视，使OA系统成为空壳，无法顺利应用实施。针对以上种种问题，本文拟从制度、数据、人员等方面对OA系统的实施提出一些建议。

1 建立健全规章制度，单位领导牵头推广，各部门协调配合

OA系统往往涉及单位各个部门及人员，涉及面较广，其引入的新的管理理念和模式，很大程度上改变了员工传统的作业习惯，在推广过程中，难免要遇到各种阻力，因此，要从制度上、人员上加以保证。首先，通过将OA系统的实施制度化，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式;同时，在人员方面，单位领导要带头坚持使用，不使系统卡在某些关键的审批环节，而各部门之间也要充分协调配合，利用OA的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来，以促进系统迅速、切实地应用起来。

2 重视数据迁移与数据共享

信息系统建设中有一句老话，“三分技术、七分管理、十二分数据”。如今的OA系统建设的核心，就是要打破传统的信息孤岛现象，对数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立整个OA系统共享的中心数据库。在OA实施推进的过程中，需要整合旧系统遗留的历史数据，存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者有误等多种情况，如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移，常常会让新的OA系统成为空壳，无法支持业务的顺利开展。而整理数据的工作量往往耗时费力，为此，建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。同时，针对企事业单位存在的一个业务部门要同时管理多套信息系统进行信息上报的情况，OA系统作为日常办公的基本业务平台，允许用户方便地自定义各种业务流程和表单，和其他系统进行数据整合，生成各种统计报表;预留良好的接口，方便信息数据的导入导出，从而能最大限度地减少使用者的重复劳动。

3 充分运用人性化的设计与管理

OA系统本身设计上要增加一些人性化的东西，比如领导工作繁忙，可将一些非关键的流程交由其他岗位掌握进度，在审批的界面可以设定一些常用的审批语言，以供简单点击选择，从而可以尽量简化审批流程;比如对于有些使用者在电脑操作上不是很在行，可以配合使用手写板;在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组，实现短信、邮件有针对性的群发。而随着3G移动网络的部署，移动OA系统可将原有OA系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机，让用户可以随时随地进行掌上办公。这些人性化的设计能让用户体会到信息化带来的便利，从而更乐于接受系统。

可以通过分布实施系统进行人性化的管理，从易到难启动各个功能模块。先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能，如信息发布等。而一些复杂的流程及辅助办公性质的如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等模块，可以在系统应用良好的情况下再逐步地开放给用户，弱化用户对新系统的抵触情绪，以确保实施和推广的效率。