除了技术、安全和人才的因素外,管理不当也是造成工程风险的重要因素。据统计,21世纪初,美国政府和企业的信息技术项目中,按照预算、质量、工期3个指标来衡量,大约28%是成功的,23%被撤销,其余的工程只能算是部分成功。类似问题在我国同样存在,在电子政务工程建设过程中,不同程度地出现质量不达标、工程超预算、工期延误等问题,致使有些工程迟迟不能交付使用,或者已经建设完成的项目达不到预期的目标,不能发挥应有的作用,从而浪费了大量的时间、人力、物力和资金,甚至出现“豆腐渣”工程。形成这一局面的原因很多,但工程管理(监理)跟不上,缺少建设经验,不能严格按工程建设规范办事应当是重要原因之一。

信息化工程建设中,通常强调“三分技术,七分管理”。同理,在电子政务工程建设中必须有一个合理的运行机制,才能打破承建单位或系统集成商在工程建设上“一统天下”的格局,合理规避技术风险和管理风险,确保业主单位的利益。借鉴国内外信息工程监理已取得的成功经验,在电子政务工程建设中,引入第三方信息化建设项目监理,形成由业主单位、承建单位、监理单位三方组成的相互依存、相互制约的信息化工程建设管理模式十分必要。

三、通常电子政务工程监理

作为信息化工程建设的重要组成部分,电子政务工程监理具有通常意义下的信息工程监理的特征,主要表现为:按照相关的标准和规范进行监督,协调理顺业主和承建方之间的各种关系,对建设项目实行高效的管理。其监理的核心在于“三控两管一协调”,即质量控制、进度控制、资金使用控制;合同管理、信息管理;协调双方的关系。“三控”是监理工作的目标,“两管”和“一协调”是控制手段和措施,是为实现“三控”而服务的。

一般在电子政务建设的实施过程中,要在整个工程建设中,特别在工程出现重大变更时,严格审查和核定资金使用,确保资金投入、维护和管理的合理比例,避免资金的浪费,使其得到合理的使用。但要注意的是,在进行项目监理过程中,不要把投资控制简单地理解为将工程项目实际发生的投资控制在计划投资的范围内,应当认识到,投资控制是与质量控制和进度控制相关联的,它是实现整个工程项目总体目标所实施的控制活动的一个组成部分,在实现投资控制的同时需要兼顾质量目标和进度目标;进行工程项目的进度控制,一般要掌握整个电子政务工程的建设特点,了解工程强度,掌握较确切的工程量,周密分析施工步骤和方法,通常采用事先控制、全程监督和事后纠偏的方法,使建设的实际进度符合进度计划的要求,确保项目建设工期;进行工程项目质量控制,是指在监理的整个生命周期中,根据关键性过程和每个阶段的特点,确定其质量控制的目标和任务,严格审查关键性过程和阶段性结果,检查其是否符合预定的质量要求。一般采用事前控制、事中监管和事后评估的方法实现质量控制。同时,还要对所有参与工程项目建设的单位和人员的资质、素质、能力和水平,特别是对个体工作的质量进行测评,这也是工程项目质量目标不可缺少的组成部分,因为个体的工作质量直接影响整体工程建设的质量;进行工程项目合同管理是指在工程项目建设之初,要在监理单位的协助下,业主单位与承建单位签订科学规范的合同,在工程项目建设过程中,监理单位要及时分析合同的执行情况,并进行跟踪管理,妥善处理工程变更、工程延期及延误、费用索赔、合同争议和违约等纠纷;进行工程项目信息管理是指要妥善管理在监理过程中监理方输出的文档资料和承建方、业主方提交监理方的文档资料,对三方共同参与的过程和活动作监理记录,并要求业主单位和承建单位妥善保管与工程建设相关的文档资料,与业主单位和承建单位共同对工程中其他方的重要信息保密,尊重其他方的知识产权等。为此,要保证信息收集的渠道畅通,保证工程项目监理信息能及时地存储到计算机系统中,并做到目录完整、层次清楚,结构严密、表格完备,且能够(通过网络)及时报送监理机构和各有关部门,使得监理单位、业主单位和承建单位能够及时了解工程建设信息、共享工程建设信息资源;进行工程项目全面组织协调主要指建立业主方、承建方和监理方的三方沟通机制,如例会制度、专题会议制度、里程碑会议制度、文件传送制度等,协调项目建设过程中发生的变更、争议和索赔等。要把全面组织协调工作贯穿于整个建设过程中,使工程建设各方充分协作,有效地执行工程建设计划,确保工程建设顺利实施。　 四、基于电子政务工程特征的监理