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试论美国文件中心论文

编辑:sx_yangk

2014-12-16

机关档案室是我国档案事业体制中设置最普遍、最大量的基层档案管理机构,因其设置的分散性及其作为机关内部机构的附属性质,已不能满足政府机构改革提出的精简要求,详细内容请看下文试论美国文件中心

随着改革的深入,北京、深圳、青岛等地出现了一些新型的文档管理机构。

美国文件中心是在二战时期建立起来的,当时军政部门的文件数量激增,军费增加,行政部门费用紧张,急需寻找经济的文件保管方案。美国文件中心建立后,将半现行文件作为管理对象,为各机关提供经济的保管服务,具有“精简、高效”管理半现行文件的作用。

我国机关文档管理中心的成立,源于2000年全国档案工作会议上通过的《全国档案事业发展“十五”计划》的指导,该《计划》中明确指出:“研究建立基层文件中心的实施方案,在北京、青岛、深圳等地开展相应的试点工作。”通过对办公集中机关的档案实行统一的管理,相对改革前分散式的机关档案室而言,机关文档管理中心也起到了“精简、高效”的作用。从政策导向上看,这些新型的文档管理机构应称之为“文件中心”,但具体的机构命名中,并非每个机构都称为“文件中心”,且通过研究对比发现,这些机构的特点与美国式的文件中心的特点存在着本质的区别。

1 文件中心与机关文档管理中心管理范围的不同

文件中心保管的是半现行文件。所谓半现行文件,是介于现行文件与永久保存的档案之间的文件。文件中心所保管的正是半现行文件,要求每盒文件的月利用率最好不超过一次;利用率高的文件,不接收保管,直接放在形成机关保存;永久保存的文件直接移交到档案馆,文件也不接收。

机关文档管理中心保管的是机关需要归档的文件,不管其利用率的高低及保管期限的长短,只要是属于机关的归档文件,一律接收。一般而言,文件在机关归档后的第二年,便移交到机关文档管理中心保管。具有长远保存价值的档案,在机关文档管理中心保存10-20年后,再向档案馆移交。

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