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物业公司档案管理制度细则

编辑:sx_gongy

2017-05-26

物业公司档案管理制度,需要明确制度制定所要达到的目的,明确使用范围,和职能部门职责。以及制定严密的程序。

1 目的:

规范物业公司日常工作中所产生的各种档案的管理,使各项档案整理完备、及时归档、利于查找,满足可溯性的要求。

2 范围:

适用于物业公司日常运行过程中所产生的各种档案的整理、归档及保管。

3 职责:

3.1 各职能部门/服务中心负责本组织各类档案的收集、整理、归档及保管;

3.2 总经理办公室负责以总公司名义产生的各类档案的归档与保管;

3.3 总经理办公室负责本标准执行情况的监督检查。

4 程序:

4.1 档案的分类及编号:

4.1.1 各职能部门/服务中心按照本组织工作特点对档案进行分类并编号,编制《档案总目录》,放入“全宗卷”内。

4.1.2 档案盒编号:公司简称—部门/服务中心简称—专业代码—类别代码

例如:SD—XZ—A01

4.1.3 档案编号:档案盒编号—序号

例如:SD—XZ— 舜德物业—行政

4.2 各类档案的归档要求:

4.2.1 档案的归档范围:

a. 凡是本公司各部门/服务中心在服务、经营工作中形成的,并具有日后追溯要求或其他利用价值的各种档案资料均应归档保存。

b. 下列文件不必归档:

① 重复文件;

② 临时性文件;

③ 仅供参阅、参考、征求意见,不需办理的文件;

④ 未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件;

⑤ 一般文件的修改稿以及一般的往来信函等。

4.2.2 纸质档案归档要求:

4.2.2.1 文件、资料名称

a 在起草、编制文件时,文件的名称要完整,三要素必须齐全,三要素即:

① 责任者(编制或使用单位)

② 事由(问题)

③ 文种

b 文件名称示例:

责任者 事由 文种

××部门/服务中心 电梯维保 合同

c 如果是外来文件,原文件名称不完整,应在原文件名称后用括话【 】”补充完整再保存,以便分类归档及查找。如:清洁服务委托合同【××服务中心】。

4.2.2.2 纸质档案使用的记录材料、记录手段、记录技术标准

a 记录需长期保存的文件时,要用炭素墨水、蓝黑墨水、墨粉等耐久性好的记录材料。

b 记录量大且短期保存的运行记录、岗位值班记录,可以用圆珠笔。

c 在不能避免用复写纸复写的情况下,要保留直接书写的版本(第一联)。

d 用热敏纸接收的传真文件要复印保存。

e 使用60g--70g国际标准A4型纸,可以双面使用,但不得用废纸。

f 如纸张需双面使用时,必须正、反面连续编页,每张纸正反面的序号、日期要相连,不得先连续使正面再连续用反面。

g 外来文件的纸张大于A4纸的要折叠成A4大小,小于A4纸的要托裱于A4纸上;有破损的地方要修补,修补时注意不要遮盖字迹。

h 《服务工作单》等专门印制的异型记录档案,不必托裱,直接装订即可。

i 文件编制要使用国家规定的简化汉字、符号和计量单位。

j 填写各种记录表格时应无空项、内容表述完整、字迹工整。

k 本制度适用于本公司和下属分公司。本制度所称公司指北京万通鼎安物业 服务有限公司;分公司是指享有经营管理权的项目服务中心。各分公司应建立科学的档案管理制度,并逐步实现档案管理的规范化、标准化、电子化,对所存文件、资料进行科学的整理、分类和保管;同时应明确档案管理的部门及人员,负责档案的收集、整理、保管和利用,并确保档案的完整、准确、细化和安全。

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